Le dimissioni da collegio sindacale sono l’atto formale con cui uno o più sindaci cessano dall’incarico di controllo sulla gestione, sulla contabilità e sulla conformità societaria; normalmente devono essere presentate per iscritto alla società e, salvo diverse previsioni statutarie, il sindaco dimissionario resta spesso in carica fino alla nomina del sostituto per garantire la continuità del controllo. La società è tenuta a provvedere alla sostituzione mediante assemblea o secondo le procedure previste e, nelle società soggette a vigilanza o quotate, le dimissioni richiedono comunicazioni agli organi competenti; le dimissioni possono inoltre segnalare problemi gestionali o contabili e, in casi gravi, innescare verifiche esterne.
Come scrivere una lettera di dimissioni da collegio sindacale
Per una lettera di dimissioni da componente del collegio sindacale è fondamentale che il documento contenga in modo chiaro e completo tutti i riferimenti identificativi del dimissionario, della carica e della società cui le dimissioni si riferiscono, unitamente alla formalizzazione temporale e alle eventuali dichiarazioni accessorie necessarie per la corretta presa d’atto e la registrazione. In apertura deve comparire l’indicazione del destinatario formale della comunicazione (ad esempio il presidente del consiglio di amministrazione o il collegio sindacale stesso) e i dati completi della società: ragione sociale, sede legale e, se noto, partita IVA o codice fiscale. Vanno poi riportati i dati anagrafici del sindaco che rassegna le dimissioni: nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza o domicilio eletto ai fini della comunicazione; è utile specificare anche la qualifica ricoperta (sindaco effettivo o supplente) e la data e il titolo della nomina (ad esempio la delibera assembleare con data o altra delibera di nomina), in modo da consentire un immediato riscontro formale. La dichiarazione di dimissioni deve essere espressa in termini inequivocabili, indicandone l’efficacia temporale: se le dimissioni sono immediate va indicata la data di efficacia “con effetto immediato” oppure, se si intende continuare fino a una data determinata o fino al completamento di alcune attività di consegna, va specificato espressamente fino a quando. È opportuno indicare le modalità di invio della lettera (ad esempio PEC, raccomandata A/R, consegna a mano con firma per ricevuta) e allegare copia del documento d’identità se richiesto per le formalità di iscrizione nel Registro delle imprese. La lettera può contenere, a seconda dei casi e delle esigenze di trasparenza o di tutela giuridica, una breve motivazione delle dimissioni (per motivi personali, professionali o per sopravvenuti impedimenti), oppure una riserva di fornire ulteriori chiarimenti; se la ragione delle dimissioni è legata a gravi irregolarità o a conflitti che possono avere rilievo pubblico o giuridico, è prudente indicarlo e chiedere che la motivazione venga verbalizzata negli appositi atti sociali, rimanendo eventualmente disponibile a una comunicazione riservata agli organi istituzionali competenti. È utile altresì dichiarare lo stato dei lavori e la disponibilità a collaborare per la corretta consegna della documentazione, specificando se sono in corso verifiche o questioni aperte che il collegio o la società devono prendere in carico; tale indicazione tutela sia il dimissionario sia la società rispetto a obblighi informativi e di continuità. La lettera dovrebbe concludersi con la richiesta esplicita che la dimissione venga verbalizzata e comunicata agli organi competenti (ad esempio il Registro delle imprese) e, quando previsto dalla normativa settoriale o dallo statuto (ad esempio per banche, assicurazioni, società quotate), con l’invito alla società a provvedere alle eventuali comunicazioni agli organi di vigilanza competenti. Infine non devono mancare luogo, data e la firma manuale o digitale del dimissionario; conservare prova dell’avvenuta trasmissione (ricevuta PEC, ricevuta raccomandata o copia firmata per ricevuta) è essenziale per eventuali esigenze successive.
Esempi dimissioni da collegio sindacale
Dimissioni dal Collegio Sindacale – Modello Generico
Oggetto: Dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale
Con la presente comunico le mie dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale, con decorrenza dal [data]. La presente decisione è stata presa dopo attenta valutazione personale e con la volontà di favorire un ordinato avvicendamento degli organi sociali.
Chiedo cortesemente che la presente venga presa agli atti e che mi venga comunicata l’accettazione formale delle dimissioni. Rimango a disposizione per concordare le modalità di consegna della documentazione e per garantire il necessario supporto al fine di assicurare la continuità delle attività di controllo fino alla decorrenza delle dimissioni.
Distinti saluti.
Dimissioni per motivi personali
Oggetto: Dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale per motivi personali
Con la presente informo di rassegnare le mie dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale, con effetto a partire dal [data], per inderogabili motivi personali che non mi consentono di proseguire nell’incarico con la necessaria continuità e diligenza.
Vi prego di voler prendere atto della mia decisione e di procedere con le comunicazioni formali previste. Sono disponibile, nei limiti del possibile, a collaborare per il passaggio di consegne e per fornire chiarimenti sulla documentazione in mio possesso.
Cordiali saluti.
Dimissioni per incompatibilità
Oggetto: Dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale per incompatibilità
Con la presente rassegno le mie dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale, con decorrenza dal [data], a seguito di sopravvenuta situazione di incompatibilità con l’incarico, determinata dall’assunzione di ulteriori incarichi/professionali/funzioni che pregiudicano l’imparzialità e l’indipendenza necessarie allo svolgimento dell’attività di controllo.
Si prega di voler prendere atto delle dimissioni e di procedere con le formalità statutarie e societarie del caso. Rimango disponibile per agevolare il corretto passaggio delle informazioni e della documentazione.
Distinti saluti.
Dimissioni per motivi di salute
Oggetto: Dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale per motivi di salute
Con la presente comunico le mie dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale, con effetto immediato o a partire dal [data], per motivi di salute che mi impediscono di svolgere con continuità e responsabilità le funzioni richieste dal ruolo.
Vi chiedo di voler prendere atto della mia decisione e di provvedere alla formale accettazione delle dimissioni. Qualora necessario, posso fornire indicazioni sulla documentazione rilevante e concordare modalità di supporto compatibili con la mia situazione.
Ringraziando per la comprensione, porgo cordiali saluti.
Dimissioni per motivi professionali/nuovo impiego
Oggetto: Dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale per motivi professionali
Con la presente rassegno le mie dimissioni dalla carica di componente del Collegio Sindacale, con decorrenza dal [data], a seguito dell’assunzione di un nuovo incarico professionale che rende incompatibile il proseguimento dell’impegno richiesto dall’organo di controllo.
Vi invito a prendere atto della decisione e a procedere con le necessarie formalità per la presa d’atto delle dimissioni. Sono disponibile a collaborare nel periodo antecedente la decorrenza delle dimissioni per assicurare un ordinato trasferimento delle informazioni e della documentazione.
Cordiali saluti.