Le dimissioni dall’incarico di collaudatore consistono nella rinuncia formale, da parte del professionista nominato, a svolgere o completare le attività di collaudo di un’opera o di un impianto. Devono essere comunicate per iscritto al soggetto che ha conferito l’incarico, indicando le motivazioni e rispettando, quando previsto, le procedure e i termini stabiliti. La rinuncia può comportare la nomina di un nuovo collaudatore e la consegna della documentazione e delle attività già svolte.
Come scrivere dimissioni incarico collaudatore
Le dimissioni dall’incarico di collaudatore devono essere redatte in forma scritta, con un contenuto preciso e completo, perché costituiscono una comunicazione formale destinata a interrompere o rendere noto il venir meno della disponibilità a svolgere un incarico tecnico che può avere rilevanza professionale, contrattuale e, in alcuni casi, pubblicistica. È opportuno indirizzarle al soggetto che ha conferito l’incarico, cioè al committente, alla stazione appaltante, al responsabile unico del progetto o al responsabile del procedimento, secondo quanto previsto dal contratto, dalla determina di nomina o dall’atto di affidamento. Quando l’incarico riguarda lavori pubblici, è consigliabile trasmetterle anche agli eventuali soggetti coinvolti nella procedura, come il direttore dei lavori, l’impresa esecutrice e gli altri componenti dell’organo di collaudo, se presenti.
La comunicazione deve innanzitutto identificare chiaramente il professionista dimissionario, indicando nome e cognome, qualifica professionale, ordine o collegio di appartenenza, numero di iscrizione, codice fiscale o partita IVA, indirizzo professionale, recapiti telefonici e indirizzo di posta elettronica certificata. Devono essere indicati anche il soggetto destinatario e la relativa sede, preferibilmente con trasmissione tramite PEC o altro mezzo che consenta di dimostrare l’avvenuta ricezione.
È necessario specificare con esattezza l’incarico dal quale si intende recedere o dimettersi. A questo scopo devono essere riportati gli estremi dell’atto di nomina, della determina, della convenzione o del contratto professionale, con la relativa data e, se disponibile, il numero di protocollo. Occorre inoltre descrivere l’opera o il lavoro cui l’incarico si riferisce, indicando almeno la denominazione dell’intervento, l’ubicazione, il committente, l’impresa esecutrice e, quando utile, il codice identificativo del progetto, il codice unico di progetto, il codice identificativo gara e l’importo dei lavori. Questi elementi evitano qualsiasi ambiguità, soprattutto quando il committente gestisce più cantieri o più incarichi contemporaneamente.
La volontà di dimettersi deve essere espressa in modo diretto e inequivocabile. È preferibile utilizzare una formulazione dalla quale risulti chiaramente che il professionista intende rinunciare all’incarico di collaudatore e non semplicemente sospendere temporaneamente le attività o chiedere una modifica dell’incarico. La comunicazione dovrebbe indicare la data a partire dalla quale le dimissioni devono produrre effetto, tenendo conto delle eventuali previsioni contenute nel contratto, dell’obbligo di preavviso e della necessità di garantire la continuità delle operazioni di collaudo. Se non è possibile individuare una data immediata, è opportuno dichiarare che le dimissioni avranno efficacia dalla data indicata dal committente o dalla nomina del sostituto, nei limiti consentiti dalla disciplina applicabile.
È importante indicare le motivazioni delle dimissioni, soprattutto quando esse dipendono da circostanze oggettive. La motivazione non deve essere necessariamente molto lunga, ma deve essere sufficientemente chiara e veritiera. Possono essere richiamati, ad esempio, sopravvenuti impedimenti personali o professionali, incompatibilità, conflitti di interesse, modifiche delle condizioni dell’incarico, mancata disponibilità della documentazione necessaria, ritardi o inadempimenti del committente, mancato pagamento dei compensi, impossibilità di svolgere le verifiche in condizioni adeguate oppure situazioni che impongano di non proseguire l’attività per ragioni di indipendenza e imparzialità. Quando le dimissioni derivano da gravi irregolarità, carenze documentali o condizioni che potrebbero compromettere la regolarità del collaudo, è opportuno descrivere i fatti in modo puntuale, cronologico e documentabile, evitando espressioni generiche, accuse non dimostrate o formulazioni che possano risultare diffamatorie.
La lettera dovrebbe chiarire anche quali attività sono già state svolte e quali, invece, restano da completare. È utile indicare, per esempio, se sono stati esaminati gli atti progettuali, effettuati sopralluoghi, eseguite prove, redatti verbali, richiesti documenti, avviate verifiche tecniche o amministrative e predisposte relazioni o certificazioni. Qualora esistano verbali, elaborati, fotografie, rapporti di prova, corrispondenza, contestazioni o richieste rimaste senza riscontro, questi documenti dovrebbero essere richiamati e, quando necessario, allegati. In questo modo viene definito lo stato dell’incarico al momento delle dimissioni e si riduce il rischio che il professionista venga ritenuto responsabile di attività mai eseguite o di documenti che non erano nella sua disponibilità.
Nel caso in cui siano state rilevate criticità tecniche, amministrative, strutturali o procedurali, la comunicazione dovrebbe riportarle con particolare attenzione. Il collaudatore non dovrebbe limitarsi a dichiarare di non poter proseguire, se esistono elementi che potrebbero incidere sulla sicurezza dell’opera, sulla conformità dei lavori, sulla regolarità degli atti o sulla validità del collaudo. È opportuno richiamare le precedenti comunicazioni con cui tali problemi sono stati segnalati e precisare che la prosecuzione dell’incarico è impedita, o resa non corretta, dalla mancata soluzione delle criticità indicate. Se vi sono profili di possibile pericolo per la pubblica o privata incolumità, la formulazione deve essere ancora più rigorosa e può rendersi necessario informare anche gli organi o gli enti competenti, secondo la natura dell’intervento e gli obblighi professionali applicabili.
La lettera deve inoltre precisare gli aspetti economici dell’incarico. Il professionista può indicare le attività svolte fino alla data delle dimissioni, gli acconti ricevuti, gli importi eventualmente ancora dovuti, le spese sostenute e la richiesta di liquidazione del compenso maturato. È opportuno fare riferimento al contratto o al disciplinare per determinare se il pagamento debba essere calcolato in proporzione alle prestazioni eseguite, secondo stati di avanzamento o sulla base di specifiche attività già concluse. Se vi sono fatture emesse e non pagate, devono essere indicati i relativi estremi. La richiesta economica dovrebbe comunque rimanere distinta dalla dichiarazione di dimissioni, così da evitare che il committente interpreti la rinuncia come una rinuncia al compenso maturato, salvo che ciò sia effettivamente voluto e dichiarato espressamente.
È consigliabile inserire una dichiarazione relativa alla consegna della documentazione e alla disponibilità a effettuare un passaggio di consegne. Il collaudatore può precisare che metterà a disposizione del committente gli atti e i documenti in suo possesso, specificando le modalità di consegna, oppure che la documentazione è già stata trasmessa tramite PEC, protocollo o verbale. Il passaggio di consegne dovrebbe essere tracciabile e riguardare soltanto i documenti effettivamente detenuti dal professionista. Non è opportuno assumere responsabilità per atti mancanti, incompleti o mai ricevuti; al contrario, è utile dichiarare espressamente quali documenti non sono stati consegnati dal committente, dalla direzione lavori o dall’impresa e quali richieste sono rimaste inevase.
Quando il collaudatore opera all’interno di una commissione, le dimissioni devono chiarire se riguardano esclusivamente il singolo professionista oppure l’intero organo di collaudo. In tale ipotesi è importante informare tempestivamente gli altri componenti e chiedere al soggetto conferente di procedere alla sostituzione o all’integrazione della commissione, affinché le attività possano proseguire regolarmente. Se si tratta di collaudo statico, la sostituzione deve essere gestita nel rispetto delle specifiche disposizioni applicabili alla responsabilità del professionista incaricato e alla sottoscrizione della relativa documentazione. Se si tratta di collaudo tecnico-amministrativo, dovranno essere considerate anche le regole relative alla procedura amministrativa, alla consegna degli atti e all’eventuale prosecuzione del procedimento da parte del nuovo collaudatore.
La comunicazione dovrebbe contenere una formula con cui si chiede al destinatario di prendere atto delle dimissioni, comunicarne formalmente l’accettazione o la decorrenza, nominare il sostituto e fornire indicazioni per la consegna della documentazione. In alcuni casi il committente potrebbe dover adottare un apposito atto di presa d’atto o di revoca e sostituzione. Per questo motivo è preferibile non considerare concluso ogni rapporto soltanto con l’invio della lettera, ma conservare la prova della consegna, della ricezione e degli eventuali successivi atti adottati dal committente.
La parte finale deve riportare luogo e data, la firma del professionista e, se la comunicazione viene inviata tramite PEC con firma digitale, l’eventuale indicazione della sottoscrizione digitale. Gli allegati devono essere elencati con precisione, includendo, ad esempio, il contratto di incarico, i verbali, le richieste documentali, le relazioni, i rapporti di prova, la corrispondenza precedente e la documentazione relativa alle attività eseguite. È essenziale conservare la ricevuta di accettazione e consegna della PEC, oppure altra prova dell’avvenuta trasmissione.
In termini sostanziali, le dimissioni devono quindi dimostrare chi si dimette, da quale incarico, con riferimento a quale opera, per quali ragioni, a partire da quale data, quali attività sono state svolte, quali problemi rimangono aperti, quali documenti vengono consegnati e quali compensi sono ancora dovuti. Prima dell’invio è comunque consigliabile verificare il testo dell’incarico, le clausole sul recesso e sul preavviso, la disciplina specifica applicabile al collaudo statico o tecnico-amministrativo e le eventuali regole sugli incarichi pubblici. Se le dimissioni sono determinate da contestazioni, rischi per la sicurezza, possibili responsabilità professionali o mancati pagamenti rilevanti, è prudente far esaminare la comunicazione da un avvocato o dal proprio ordine professionale.
Esempio dimissioni incarico collaudatore
Oggetto: Dimissioni dall’incarico di collaudatore
Al/Alla [Denominazione dell’Ente/Società]
Alla cortese attenzione di [Nome e Cognome / Ufficio competente]
[Indirizzo]
[CAP] [Città]
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], nato/a a [Luogo] il [Data], C.F. [Codice fiscale], con domicilio professionale in [Indirizzo], iscritto/a all’Ordine/Collegio professionale di [Denominazione] al n. [Numero],
con riferimento all’incarico di collaudatore [statico/tecnico-amministrativo/tecnico-funzionale] relativo a [descrizione dell’opera, servizio o fornitura], conferito con [atto/provvedimento/contratto] n. [Numero] del [Data],
comunica formalmente
le proprie dimissioni dall’incarico sopra indicato, con effetto dal [Data], per i seguenti motivi: [indicare sinteticamente la motivazione, se necessario].
La presente comunicazione è resa nel rispetto delle disposizioni normative, regolamentari e contrattuali applicabili. Il/La sottoscritto/a si dichiara disponibile a fornire ogni necessaria collaborazione per il passaggio di consegne e per la trasmissione della documentazione in proprio possesso, al fine di garantire la continuità delle attività.
Si richiede, pertanto, di prendere atto delle presenti dimissioni e di adottare i conseguenti provvedimenti.
Distinti saluti.
[Luogo], [Data]
Firma
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico]
[Indirizzo e-mail/PEC]