Come Organizzare una Riunione

Le riunioni in ufficio sono un importante mezzo di comunicazione e di confronto tra i colleghi. E’ importante che queste si svolgano ottimizzando il tempo che viene dedicato alle stesse. Questa guida ti da dei consigli importanti nel caso in cui il tuo responsabile ti chieda di organizzare una riunione con tutti i colleghi.

Concorda con il tuo responsabile l’orario della riunione e cerca di sceglierne uno che il più possibile vada incontro alle esigenze dei colleghi, ma che, allo stesso tempo, non rechi un disservizio agli utenti o ai clienti. Una volta fissati il giorno e l’orario, avvisa con congruo anticipo i colleghi tramite una e mail od una telefonata.

Colloca comunque degli avvisi in bacheca o nell’albo del tuo ufficio che segnalino la riunione. Specifica anche i temi che verranno trattati nella stessa e da chi la riunione sarà tenuta. Se la tipologia dei temi lo consiglia, fornisci del materiale prima dell’effettuazione della riunione. Puoi spedire il materiale via posta elettronica o consegnarlo direttamente agli interessati.

Scegli una stanza adeguata, in base al numero dei partecipanti e verifica in anticipo che, qualora siano necessari ai fini dell’illustrazione strumenti di supporto audio visivi, questi siano perfettamente funzionanti. Predisponi un modulo con l’elenco in ordine alfabetico dei partecipanti alla riunione, sul quale gli stessi potranno firmare la loro presenza.

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